Ce este e-Factura și cum funcționează în România

Ce este e-Factura?

e-Factura este sistemul național de facturare electronică prin care facturile fiscale sunt transmise, validate și stocate de ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală) prin portalul SPV (Spațiul Privat Virtual).

Spre deosebire de un simplu PDF trimis pe email, e-Factura este un fișier XML cu structură standardizată (UBL 2.1), semnat electronic și validat de ANAF. Factura primește un sigiliu electronic al ANAF și o semnătură de timp — acestea îi conferă valoare juridică deplină.

Cine este obligat să folosească e-Factura?

Începând din 1 ianuarie 2024, toate societățile comerciale înregistrate în scopuri de TVA în România sunt obligate să emită facturile pentru tranzacțiile B2B (business-to-business) prin SPV ANAF.

Din 1 ianuarie 2025, obligația s-a extins și la firmele neplătitoare de TVA, precum și la tranzacțiile B2G (business-to-guvern). Practic, dacă emiți o factură fiscală în România, aceasta trebuie să treacă prin SPV.

Cum funcționează SPV ANAF — cei 7 pași

1. Emiterea — generezi factura în sistemul contabil (ex: Qedara)
2. Conversia XML — factura e transformată în format UBL 2.1 conform specificațiilor ANAF
3. Semnarea electronică — fișierul XML este semnat cu certificatul digital al firmei
4. Transmiterea — XML-ul semnat este uploadat în SPV ANAF prin API sau portal
5. Validarea — ANAF verifică structura, datele partenerului, CUI-urile
6. Sigilarea — ANAF aplică propriul sigiliu electronic pe factură
7. Notificarea — partenerul (cumpărătorul) primește factura în SPV-ul propriu

Pași pentru implementare

Dacă ești la început, iată ce trebuie să faci:

1. Obține certificat digital de la certSIGN, DigiSign sau Trans Sped (cost: ~100 RON/an)
2. Înregistrează certificatul în SPV ANAF la adresa efactura.ro
3. Configurează softul contabil cu datele certificatului (fișier .p12 + parolă)
4. Emite prima factură test și verifică că primești răspunsul OK de la ANAF

Cu Qedara, pașii 2–4 sunt ghidați pas cu pas în panoul de configurare. Durează aproximativ 15 minute.

Penalități pentru neconformare

Sursă: OUG 120/2021, modificat prin Legea 296/2023. ANAF aplică amenzi din iulie 2024.

Cum automatizează Qedara tot procesul

Qedara se conectează direct la API-ul ANAF și gestionează automat întregul flux — de la generarea XML-ului până la descărcarea facturii cu sigiliu. Nu mai trebuie să intri în portalul SPV.

• ✓ Generare automată XML UBL 2.1 conform specificațiilor ANAF
• ✓ Transmitere imediată la emiterea facturii
• ✓ Monitorizare status: validat / respins / în procesare
• ✓ Descărcare PDF sigilat ANAF cu un click
• ✓ Retry automat dacă SPV-ul ANAF este indisponibil
• ✓ Alertă email dacă factura este respinsă cu codul de eroare explicat

Întrebări frecvente